Denne vinteren har for meg handlet mye om intern kommunikasjon i organisasjoner. Fra oktober og frem til nå har jeg jobbet som konsulent i Santander Consumer Bank hvor hovedoppgaven har vært å få på plass et nytt, nordisk intranett. Samtidig har jeg også jobbet for Finansforbundet i DNB og vært med på pilot og utrulling av DNB@work, som er internbegrepet på Facebook@work i DNB.
Det har vært utrolig spennende å delta i utvikling av intern kommunikasjonen i to ulike organisasjoner med helt forskjellig tilnærming og verktøy. I Santander har de valgt Sharepoint (Easyshare) som plattform for nytt intranett, mens man i DNB mer eller mindre har valgt bort Sharepoint til fordel for Facebook@work.
Hva er Facebook@work?
Facebook@work fungerer som et bedriftinternt Facebook-univers hvor alle ansatte har sin profil og kan kommunisere på tvers med kolleger innenfor konsernet. Facebook@work er lukket, og dataene kun er tilgjengelig for bedriften. De aller fleste funksjonene som man kjenner fra ordinære Facebook er tilgjengelige på Facebook@work, som å dele, kommentere og like innlegg, chatte og skape kommunikasjon i grupper.
Som en ”sosiale-medier”-entusiast, er det vanskelig for meg å være veldig kritisk til Facebook@work, og jeg synes det er kult at DNB er i forkant og tør å ta i bruk et helt nytt sosialt verktøy for intern kommunikasjon. Samtidig ser jeg også at det er noen klare utfordringer for å kunne skape god intern kommunikasjon med Facebook@work i en større organisasjon som DNB. Jeg kommer nærmere tilbake til dette, men for sammenligningens skyld vil jeg først fortelle litt mer om utviklingen av nytt intranett i Santander.
Nytt intranett i Santander
Santander Consumer Bank er en nordisk organisasjon som har vært gjennom en stor omorganisering etter oppkjøpet av GE Money Bank i november 2014. Selskapet har i dag omlag 1400 medarbeidere i fire land. Sharepoint (+ Easyshare) var allerede i bruk og derfor valgt som verktøy for et nytt, nordisk intranett.
Oppgaven min som konsulent var å utvikle en felles forside og skape et verktøy for intern kommunikasjon på tvers av organisasjonen i det eksisterende verktøyet. Gjennom en fellesnordisk workshop startet vi prosessen gjennom å identifisere budskap og informasjon som skulle formidles på intranettet gjennom en post-it-aktivitet. Deretter ble informasjonen sortert og prioritert, og dette dannet grunnlaget for struktur av nytt intranett.
Det ble også lagt noen forutsetninger for hva vi ønsket å skape gjennom et nytt intranett;
- rive ned siloer på tvers av organisasjonen
- personalisere informasjonen
- ta i bruk ny teknologi og sosiale funksjoner
På bakgrunn av dette kunne Santander i februar i år lansere sitt nye intranett, Agora*, med en felles inngangside, personalisert informasjon, og sosiale funksjoner som chat og blogg.
Dagens informasjonsmønster stiller nye krav
I alle web-prosjekt jeg har jobbet med gjennom årenes løp, har den største utfordringen vært å skape en struktur som er så oversiktlig og intuitiv at alle brukerne enkelt og raskt finner frem til den informasjonen de ønsker.
Informasjonsmodellen i organisasjoner har historisk sett vært stort sett enveis, ovenfra og ned. Denne modellen fungerer dårlig i dag, i hvert fall i innovative kunnskapsbedrifter. Sosiale medier har gitt hver enkelt person en stemme og kommunikasjonskanalene tilhører ikke lenger bare ledere og redaktører. Dette gjelder også i dagens organisasjoner, og det bør være en viktig forutsetning å kunne utnytte hver enkelt medarbeiders innsikt og gi mulighet for kommunikasjon på tvers, gjennom dialog, diskusjoner og læring.
De organisasjonene som virkelig kommer til å lykkes i fremtiden, vil være organisasjoner som oppdager hvordan de kan utnytte folks engasjement og evne til å lære på alle nivåer i en organisasjon. (Senge, 2006)
Derfor bør det i dag være viktig å skape et kommunikasjonsverktøy som kan benyttes på mange ulike måter, både av ledelsen, kommunikasjonsavdelingen, HR-avdelingen, og av hver enkelt medarbeider. Et godt intranett må tilfredsstille alle de ulike funksjonenes behov, samtidig som det må være enkelt, effektivt og funksjonelt.
Struktur versus sosial plattform
Det er nettopp det som jeg opplever er den store utfordringen. Mens Sharepoint (Easyshare) er svært strukturert og inneholder i tillegg mange ulike publiseringsverktøy, er det et relativt krevende verktøy å ta i bruk. Sharepoint krever utvikling, opplæring og styring, som både er ressurskrevende og lite kostnadseffektivt.
Motsatsen er Facebook@work som gir hver enkelt mulighet til å skape nyheter, dele og kommentere på en enkel og intuitiv måte – i hvert fall for alle som er kjent med Facebook fra før. Den store ulempen med Facebook@work er derimot mangel på struktur. Her har all informasjon samme verdi, om det er en ansatt som ønsker å kjøpe billetter til et arrangement, informasjon fra ledelsen om en fusjonering, eller at heisen står i bygg B.
Det kan også oppleves som frustrerende at den samme informasjonen på Facebook@work ofte vises på nytt og på nytt ettersom tidslinjen stadig oppdateres. En ny “like” eller en ny kommentar løfter nemlig saken oppover tidslinjen. Dessuten opplever man at samme sak deles i flere ulike grupper (som det lett blir alt for mange av) slik at den samme saken derfor også blir vist på nytt igjen.
Det oppleves som lite oversiktlig og at man mister oversikten og hele tiden må lete og ”skrolle” seg frem for å være rimelig sikker på at man har fått med seg alle de viktige sakene. Samtidig må man bruke tid på mye informasjon som nok ikke er like relevant. Facebook@work kan derfor oppleves litt som en tidstyv i en stresset arbeidsdag.
Ja takk, begge deler!
Min vurdering er at man bør kombinere struktur og sosiale funksjoner for å få et godt og effektivt intranett. Det er viktig å velge et verktøy som er intuitivt og brukervennlig for alle de ulike funksjonene i en organisasjon som har behov for å kommunisere. I dag vil jeg si at det er alle medarbeidere, men at de har behov for å kommunisere på ulike måter. Jeg tror Facebook@work kan bli et godt verktøy etterhvert, men det må nok skrus til og tilpasses bedre en organisasjons behov for struktur og effektiv intern kommunikasjon.
Min anbefaling til større organisasjoner som skal i gang med å skape et nytt intranett i dag, er “ja, takk, begge deler” gjennom å velge en gylden middelvei mellom struktur i et tradisjonelt intranett og sosial kommunikasjon gjennom verktøy som Facebook@work.
*Agora: (https://en.wikipedia.org/wiki/Agora) var en sentral plass eller torg i gamle greske bystatene . Den bokstavelige betydningen av ordet er » samlingssted » eller «forsamling». Agora var sentrum for atletiske , kunstneriske, åndelige og politiske livet i byen, på samme måte som et intranett skal være det sentrale samlingsstedet for informasjon i en organisasjon.
Følg Alle tiders kommunikasjon i sosiale medier
by 
Del gjerne...
by 