Omstilling handler om mennesker og aktiv involvering

(You Tube: Overcoming resistance to change – 2010 – 6 min 42 sek)

Jeg har utarbeidet 10 suksesskriterier for kommunikasjon i en vellykket endringsprosess. Det viktigste punktet av de 10, er punkt 6 som handler om involvering og medvirkning, og jeg har brukt påskeferien på å ta et lite dypdykk i noen studier knyttet til medvirkning i endringsprosesser.

Medvirkning – mer enn medvirkning

Ingunn Elvekrok disputerte for doktorgraden med avhandlingen ”Medvirkning – mer enn medvirkning” ved NHH i februar. Resultatene fra studien viser at medvirkning har avgjørende betydning for tillit og forpliktelse til organisasjonen etter at endringsprosjektet er sluttført. I praksis innebærer dette at ledere av endringsprosjekter bør legge vekt på å utarbeide og formidle retningslinjer som ligger til grunn for omfordeling av ressurser som følge av endringsprosjektet. Studien viser at medvirkning påvirker endringsprosjektets utfall gjennom å påvirke endringsprosessen, og at det er betydelig sammenheng mellom endringsprosess og endringsutfall. Endringsprosessen har særlig betydning for de langsiktige virkningene på tillit og forpliktelse, samt læring gjennom endringsprosjektet.

6 studier av god lederpraksis i endringsprosesser

SINTEF gjennomførte en kvalitativ studie om lederpraksis i endringsprosesser i 2006 “God ledelsespraksis i endringsprosesser – eksempler på hvordan ledere har gjort endringsprosessen til en positiv erfaring for de ansatte.” Rapporten som ble finansiert av Nordisk Ministerråd, Direktoratet for arbeidstilsynet i Norge og SINTEF, presenterer seks historier om gode endringsprosesser og godt lederskap knyttet til omstillingsprosesser i det offentlige.

Én av de seks studiene er hentet fra Skatteetaten, der Finansdepartementet tok en politisk beslutning om sammenslåing av flere kommunekontorer til større enheter med økt fokus på sentralisering og spesialisering av kompetanse.

Aktiv involvering i Skatteetaten

Ledelsen ved ligningskontoret valgte å la de ansatte få delta aktivt i beslutningsprosessen, og ha stor medbestemmelse i utformingen av det konkrete innholdet i endringsvedtaket som ble fattet på et høyere nivå. Fylkesskattesjefen og ligningsjefen reiste rundt til alle ligningskontorene og orienterte om hvordan de så for seg at organiseringen skulle bli. Hver enkelt ansatt ble spurt om hvilke fagområder de ønsket å arbeide med videre etter omstillingen. Samtidig pågikk det tett dialog mellom ledelsen og fagforeningen.

De ansatte forteller at de fikk god informasjon fra starten av, og de ble invitert til å komme med synspunkter underveis i prosessen. I tillegg til informasjonsmøter med ledelsen, fikk de uttale seg og gi innspill om forskjellige saker til ledersamlinger. De fikk jevnlig informasjon gjennom e-post, og referat fra ledermøter var tilgjengelig for alle ansatte.

Da ligningssjefen tiltrådte sin stilling ved ligningskontoret hadde hun på forhånd fått kjennskap til noen negative sider ved arbeidsmiljøet, og i endringsprosessen fikk hun også mulighet til å gjøre noe aktivt med arbeidsmiljøet. Ligningssjefen la avgjørende vekt på at menneskene som arbeidet i organisasjonen skulle fungere også etter at omstillingen var gjennomført.

Fellestrekk fra studiene

Dette var bare et meget kortfattet sammendrag fra et av studiene som presenteres i rapporten. Et fellestrekk fra alle de seks studiene konkluderer med at alle lederne som hadde gjennomført gode omstillingsprosesser, hadde vært tydelige på hva de ønsket å oppnå i prosessen.

Lederne var også utpreget menneskeorienterte og de forsto at endringsprosessen handler om menneskene, og at det er umulig å gjennomføre en god omstilling uten å involvere de ansatte aktivt og hele tiden. Undersøkelsen viste også at de virkelig gode lederne mestret å bygge opp og styrke de ansatte og deres arbeidsmiljø underveis i endringsprosessen, ved å bygge opp noe nytt og bedre gjennom god kommunikasjon og medvirkning.

Konklusjonen min er at den forskningen som jeg har tatt del i knyttet til endringsprosesser, viser at det å få medvirke i utforming av endringer på egen arbeidsplass gir økt motivasjon, ikke bare for selve endringsprosessen, men også i den daglig arbeidssituasjonen.

PS! Anbefaler deg å bruke 6 minutter og 47 sekunder på å se videoen over om du har tid. Ikke fordi jeg promoterer boka til Eli Goldratt (som jeg ikke har lest, men jeg vurderer å gjøre det), men fordi den har noen gode poenger når det gjelder god intern kommunikasjon og medvirkning i en endringsprosess.

Del gjerne... Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmailby feather
Følg Alle tiders kommunikasjon i sosiale medier Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinrssinstagramby feather

Hilde Fredheim Høgberg

Kommunikasjonsrådgiver og konsulent som blogger en gang i mellom...

Leder og gründer for Alle tiders kommunikasjon AS